[전략기획] RFP / RFI / RFQ 정의

RFP, RFI, RFQ는 모두 기업이나 조직에서 특정 프로젝트나 서비스의 외부 공급자를 선정할 때 사용되는 문서 형태로,

각각 다른 목적을 가지고 있습니다. 

 

1. RFP (Request for Proposal, 제안 요청서)

• 정의: RFP는 특정 프로젝트나 서비스에 대한 구체적인 요구사항을 설명하고, 이에 대해 제안서를 제출해 줄 것을 요청하는 문서입니다.
• 목적: 프로젝트의 요구사항과 목표를 충족시킬 수 있는 공급자를 선정하기 위해 사용됩니다.
  RFP는 일반적으로 제안서의 구조, 예산, 일정, 그리고 기술적 요구사항 등을 상세하게 명시합니다.
• 주로 사용되는 상황: 프로젝트나 서비스가 복잡하고, 다양한 공급자로부터의 창의적인 제안을 기대할 때 사용됩니다.

2. RFI (Request for Information, 정보 요청서)

• 정의: RFI는 특정 서비스나 제품에 대한 정보를 수집하기 위해 공급자들에게 정보를 요청하는 문서입니다.
• 목적: 시장 조사를 위한 도구로 사용되며, 현재 시장에 어떤 옵션들이 있는지, 각 옵션이 제공하는 기능이나 서비스는 무엇인지를 파악하는 데 도움을 줍니다.
• 주로 사용되는 상황: 아직 프로젝트의 구체적인 요구사항이 정해지지 않았을 때, 또는 시장에 어떤 솔루션이 있는지 파악할 필요가 있을 때 사용됩니다.

3. RFQ (Request for Quotation, 견적 요청서)

• 정의: RFQ는 특정 제품이나 서비스에 대한 가격 견적을 요청하는 문서입니다.
• 목적: 주로 가격 비교를 통해 공급자를 선정하기 위해 사용됩니다. 요구사항이 매우 구체적이고,
  공급자가 제공할 수 있는 제품이나 서비스가 명확할 때 활용됩니다.
• 주로 사용되는 상황: 필요한 제품이나 서비스의 사양이 명확하고, 다양한 공급자들로부터 가격 견적을 받아 비용 효율성을 검토하고자 할 때 사용됩니다.

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• RFP: 구체적인 제안서를 요청, 복잡한 프로젝트에 사용.
• RFI: 정보 수집을 위한 요청, 시장 조사에 사용.
• RFQ: 가격 견적을 요청, 제품/서비스 사양이 명확할 때 사용.

이 세 가지 문서는 각각 다른 목적과 상황에 맞게 사용되며, 조직이 최적의 공급자를 선정하는 데 중요한 역할을 합니다.

 

RFP와 RFQ의 상호작용

1. RFP (Request for Proposal, 제안 요청서)
   • 목적: 발주처가 프로젝트의 요구사항과 목표를 명확하게 정의하고, 해당 프로젝트를 수행할 수 있는 잠재적 공급자로부터 제안서를 받기 위해 작성합니다.
   • 포함 내용: 프로젝트의 범위, 기술 요구사항, 예상 일정, 평가 기준 등이 포함됩니다.
   • 주요 초점: 기술적 접근 방법, 창의적인 해결 방안, 프로젝트 수행 능력.
2. RFQ (Request for Quotation, 견적 요청서)
   • 목적: 주로 가격과 관련된 세부 정보를 요청하기 위해 사용되며, RFP와 함께 발주처가 공급자로부터 구체적인 비용 제안을 받기 위해 작성됩니다.
   • 포함 내용: 각 작업 항목의 비용, 인력 투입 계획, 단가표 등이 포함됩니다.
   • 주요 초점: 비용의 타당성, 예산 대비 효율성, 다른 업체와의 가격 비교.

실무 적용 예시

• RFP 작성 후 RFQ 요청: 발주처는 프로젝트의 전체적인 목표와 요구사항을 제시하는 RFP를 발송합니다.
  이후 이 RFP를 바탕으로 프로젝트를 수행할 수 있는 업체들로부터 제안서를 받습니다.
• RFQ로 세부 비용 요청: 선정된 업체들 중 입찰 참여 조건을 갖춘 업체에 한해 RFQ를 요청합니다.
  여기서 발주처는 왜 특정 금액이 필요한지, 그 금액이 어떻게 산출되었는지에 대한 세부 정보를 요구합니다.
  예를 들어, 개발자가 몇 명이 투입될 것이며, 각각의 인건비가 얼마인지, 프로젝트 기간 동안 필요한 자원과 비용이
  구체적으로 명시됩니다.
• 비교 평가: 발주처는 RFQ를 통해 각 업체가 제시한 금액을 비교합니다. 기술적인 부분은 전문가가 아닌 경우 판단하기 어려울 수 있지만, 비용과 관련된 부분은 명확한 기준으로 비교할 수 있습니다.
  예를 들어, 동일한 중급 개발자임에도 불구하고 A사와 C사의 단가가 다른 이유를 설명하는 것이 RFQ의 핵심입니다.
• 단가표와 M/M 작성: 발주처는 각 업체가 제시한 단가표를 기준으로 정확한 M/M(Man/Month, 인월)을 작성하고, 이를 바탕으로 예산을 평가합니다. 이렇게 정해진 항목들을 기준으로 각 업체의 제안이 얼마나 타당한지 판단하게 됩니다.

이 과정에서 발주처는 RFP와 RFQ를 함께 사용하여 기술적인 제안뿐만 아니라 비용의 합리성까지 종합적으로 평가하게 됩니다. 이는 프로젝트의 성공을 위해 매우 중요한 절차입니다.

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입찰에서 가격이 중요한 결정 요소가 되는 이유는 매우 현실적인 문제입니다.
특히 제안사의 기술력이나 인력 수준이 비슷하다면, 결국 차별화 요소는 **"가격"**이 됩니다. 

 

1. 가격의 중요성

• 경쟁적인 입찰 환경: 입찰에서 여러 회사가 유사한 기술력과 인력을 갖추고 경쟁할 때, 발주처는 비용 효율성을 고려할 수밖에 없습니다. 가격이 너무 높으면 경쟁에서 밀릴 가능성이 큽니다.
• 예산 제약: 발주처는 프로젝트에 할당된 예산 내에서 최적의 솔루션을 선택해야 합니다. 따라서 비용이 주요 고려 사항이 될 수밖에 없습니다.
• 비용 대비 가치: 제안된 가격이 적정하다고 판단되는 경우, 발주처는 해당 업체를 선택할 가능성이 높습니다. 가격이 비슷하다면, 더 많은 가치를 제공하는 업체가 유리합니다.

2. 가격 산정의 민감성

• 고민되는 가격 책정: 너무 낮게 책정하면 이익이 줄어들고, 너무 높게 책정하면 입찰에서 탈락할 수 있습니다. 따라서 가격을 합리적으로 산정하는 것이 매우 중요합니다.
• 경쟁사 분석: 경쟁사들이 제안할 가능성이 있는 가격대를 파악하는 것도 전략의 일환이 될 수 있습니다. 업계 평균 가격이나 경쟁사들의 이전 제안을 참고하여 적정한 가격을 책정하는 것이 중요합니다.
• 상세한 가격 근거: 왜 그 가격이 적절한지 설명하는 것이 중요합니다. 인건비, 자재비, 운영비 등 모든 요소를 투명하게 제시하면 발주처가 가격을 수용할 가능성이 높아집니다.

3. 가격이 결정적인 이유

• 최종 결정 포인트: 기술력, 제안서의 완성도, 프로젝트 관리 능력 등도 중요하지만, 최종적으로 비슷한 조건이라면 가격이 결정적인 역할을 합니다. 결국, 발주처는 예산 내에서 최적의 솔루션을 찾고자 하며, 그 솔루션이 가장 경제적으로 실행 가능한지 평가하게 됩니다.
• 낙찰 가능성: 기술력이 비슷하고 가격이 적정하다면, 제안사는 낙찰 가능성이 높아집니다. 따라서 입찰에서는 가격 책정이 매우 중요한 전략적 요소로 작용합니다.

입찰에서 가격이 너무 높으면 "우리가 너무 쎄게 불렀나?"라는 생각이 들 수 있습니다.
이는 많은 기업이 입찰 후 되돌아보며 하는 흔한 고민입니다. 따라서 입찰에서 성공하기 위해서는 가격 경쟁력뿐만 아니라, 왜 그 가격이 합리적인지를 설득력 있게 제시하는 것이 필요합니다.

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기획은 검정색입니다.

"졸업 가운의 색이 검정인 이유는 검정이 성취와 권력의 색이기 때문입니다."

 

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